Ön Muhasebe Fatura Aktarım İşlemleri

Ön Muhasebe Fatura Aktarım İşlemleri sayfası, satış kanallarından gelen siparişlerin ön muhasebe programlarına otomatik olarak faturalandırılması sürecini yönetmek için kullanılır.
Bu ekran üzerinden, fatura aktarım işlemlerini görüntüleyebilir, aktarım durumlarını takip edebilir ve hata alınan faturaları yeniden aktarabilirsiniz.

1. Sürecin Amacı

Pixa’nın ön muhasebe entegrasyonu, manuel veri girişini ortadan kaldırarak siparişlerin muhasebe sistemine otomatik şekilde fatura olarak aktarılmasını sağlar.
Bu sayede;

• Fatura oluşturma süreci hızlanır,

• Muhasebe kayıtları daha düzenli hale gelir,

• Hata payı ve iş gücü kaybı en aza indirilir.

2. Fatura Aktarım Süreci

Fatura aktarımı, siparişin Pixa’ya ulaşmasından sonra belirli koşulların sağlanmasıyla otomatik olarak tetiklenir. Süreç genel olarak şu adımlardan oluşur:

1. Siparişin Hazırlanması
   Satış kanallarından gelen sipariş, ürün, cari ve vergi bilgileriyle birlikte Pixa sistemine aktarılır.
   Fatura oluşturma koşullarını sağlayan siparişler için aktarım işlemi başlatılır.

2. Fatura Verilerinin Oluşturulması

   • Siparişe ait cari bilgileri (müşteri adı, vergi numarası, adres vb.)

   • Ürün bilgileri (stok kodu, birim fiyat, vergi oranı vb.)

   • Fatura tipi (e-Fatura / e-Arşiv / İade)
     gibi detaylar sistem tarafından otomatik hazırlanır.

3. Aktarımın Gerçekleşmesi
   Fatura bilgileri, Pixa ile entegre olan ön muhasebe programına servis üzerinden iletilir.
   Başarılı aktarım sonrasında, muhasebe sisteminde oluşturulan fatura numarası Pixa ekranına geri yazılır.

4. Durum Takibi
   Her bir faturanın aktarım sonucu “Başarılı” veya “Başarısız” olarak ekranda görüntülenir.
   Başarısız aktarımlar için hata mesajı detay alanında gösterilir.

5. Yeniden Aktarım
   Hata alınan faturalar için gerekli düzeltmeler (ürün veya cari eşleştirmesi gibi) yapıldıktan sonra,
   ilgili satır seçilerek “Yeniden Aktar” butonu aracılığıyla aktarım tekrar başlatılabilir.

3. Ekran Alanları

Fatura Aktarım İşlemleri sayfasında aşağıdaki bilgiler yer alır:

• Sipariş Numarası: Aktarımı yapılan siparişin Pixa üzerindeki numarası

• Fatura Numarası: Ön muhasebe sisteminde oluşturulan fatura numarası

• Aktarım Durumu: Faturanın aktarım sonucunu gösterir (Başarılı / Başarısız)

• Aktarım Tarihi: İşlemin tamamlandığı tarih

• Aktarım Tipi: Faturanın aktarıldığı sistem tipi (Ön Muhasebe)

• Hata Mesajı: Hata alınan faturalar için sistemden dönen açıklama

4. Öneriler

• Fatura aktarımı başlamadan önce, ürün ve cari eşleştirmelerinin tamamlandığından emin olun.

• Hata alan faturaları düzenli aralıklarla kontrol edin.

• Aktarım sırasında servis yoğunluğu yaşanabileceğinden, işlem tekrarı için birkaç dakika bekleyin.

• Fatura numarasının hem Pixa hem de ön muhasebe programında görüntülendiğinden emin olun.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

1. Fatura aktarımı hangi durumlarda otomatik tetiklenir?

Sipariş durumu “Faturalanabilir” olduğunda sistem aktarımı otomatik başlatır.

2. Aynı sipariş için ikinci bir fatura aktarabilir miyim?

Hayır. Aynı sipariş için yalnızca bir adet fatura aktarımı yapılabilir.

3. Fatura aktarımı başarısız olduğunda ne yapmalıyım?

Hata mesajını inceleyin, eksik tanımlamaları tamamlayın ve “Yeniden Aktar” butonunu kullanarak işlemi tekrarlayın.

4. Fatura aktarımı tamamlandıktan sonra bilgileri nereden görebilirim?

Başarılı aktarım sonrası oluşan fatura numarası sipariş detay sayfasında görüntülenir.

5. Manuel olarak fatura aktarımı yapabilir miyim?

Evet. Otomatik aktarım devre dışı bırakıldığında, aktarımı manuel olarak başlatabilirsiniz.