Fatura Aktarım İşlemleri

Fatura aktarım işlemleri, satış kanallarından gelen siparişlerin ön muhasebe veya ERP sistemlerine doğru şekilde iletilmesi sürecini kapsar. Bu işlemler, firmaların mali kayıtlarının düzenli tutulmasını ve satış-sonrası süreçlerin otomatikleşmesini sağlar.

Fatura aktarımlarını iki temel başlık altında inceleyebiliriz:

1. Ön Muhasebe Fatura Aktarımı:

Ön muhasebe fatura aktarımı, genellikle Paraşüt, Bizim Hesap, Uyumsoft gibi ön muhasebe sistemlerine yapılan entegrasyonları kapsar.

Bu aşamada amaç, Pixa üzerinde oluşturulan veya satış kanalından gelen siparişlerin fatura bilgilerini otomatik olarak ön muhasebe sistemine iletmektir.

Sürecin işleyişi:

• Siparişin durumu "Faturalanabilir" aşamasına geldiğinde, sistem otomatik olarak fatura oluşturma tetiklemesini yapar.

• Fatura, Pixa’da bulunan ürün, cari ve vergi bilgilerinden yararlanarak ön muhasebe sisteminde oluşturulur.

• Aktarım başarılı olduğunda, referans kodu pixa panele aktarılır.

• Eğer aktarım sırasında hata alınırsa, sistem hata detayını sipariş hareketleri alanında bildirir.

Dikkat edilmesi gerekenler:

• Ürünlerin ön muhasebe sisteminde karşılıkları (stok kodu, cari, vergi tanımı vb.) doğru tanımlanmış olmalıdır.

• Fatura tipi (e-fatura, e-arşiv, iade vb.) aktarım öncesinde sistemde doğru seçilmelidir.

• Fatura tarih ve saat bilgisi, sistem saatine göre otomatik olarak belirlenir.

2. ERP Fatura Aktarımı

ERP sistemlerine yapılan fatura aktarımı, genellikle daha kapsamlı ve çok aşamalı süreçleri kapsar. Bu entegrasyonlarda amaç, yalnızca fatura bilgisini değil; stok, cari, muhasebe ve raporlama gibi diğer modüllerle senkron bir yapı kurmaktır.

Sürecin işleyişi:

• ERP tarafında tanımlı kurallar doğrultusunda, Pixa üzerinden aktarılan sipariş bilgileri faturalama modülüne iletilir.

• Fatura oluşturma işlemi, ERP sisteminin ilgili servisleri aracılığıyla gerçekleştirilir.

• Fatura başarılı şekilde ERP sistemine aktarıldığında, sistem yanıt olarak referans kodu pixa panelde yer alır.

• Fatura aktarımı sırasında bir hata oluşması durumunda, hata açıklaması sipariş detaylarında görüntülenir ve aktarım tekrar denenebilir.

❗️Dikkat edilmesi gerekenler:

• ERP tarafındaki ürün, cari ve vergi eşleştirmeleri doğru yapılmalıdır.

• İade veya iptal faturaları için ayrı kurallar tanımlanmalıdır.

• Aktarımın otomatik mi, manuel mi yapılacağı kurulum aşamasında belirlenmelidir.

3.Yeniden Aktarım İşlemi:

Eğer bir fatura aktarımı “Başarısız” durumundaysa ya da aktarımla ilgili bir hata iletildiyse:

• İlgili satırda yer alan hata açıklamasını inceleyin.

• Eksik veya hatalı ürün/cari eşleştirmelerini düzeltin.

• Ardından “Yeniden Aktar” butonuna tıklayarak siparişi önce pixa panele tekrar aktarın, ardından yeniden aktarılan siparişi seçip Fatura > Fatura Gönder diyerek tetikleme sağlayın.

Sistem, hata çözüldüyse faturayı başarıyla karşı tarafa iletecektir.

4. Sıkça Karşılaşılan Durumlar:

5.Öneriler:

• Fatura aktarımı hatalarını düzenli olarak kontrol edin.

• Aktarım türünü (ERP ya da Ön Muhasebe) proje başlangıcında belirleyin.

• Sistem bağlantılarında hata oluştuğunda Servis Logları ekranından detay alabilirsiniz.

📘Sıkça Sorulan Sorular :

❓Fatura aktarımı neden başarısız olur?

Genellikle ürün, cari ya da vergi tanımlarının ERP veya ön muhasebe tarafında bulunmamasından kaynaklanır. Hata mesajını inceleyerek ilgili tanımlamaları tamamlayın.

❓Aynı sipariş için birden fazla fatura aktarabilir miyim?

Hayır. Aynı sipariş için yalnızca bir adet fatura aktarımı yapılabilir. Yeni bir fatura kesilmesi gerekiyorsa, önce mevcut fatura iptal edilmelidir.

❓Fatura aktarımı sonrası bilgileri nereden kontrol edebilirim?

Başarılı aktarım sonrası, referans kodu sipariş detay sayfasında görüntülenir.

❓Hata veren faturaları toplu olarak yeniden aktarabilir miyim?

Evet. Sayfa üzerinde yer alan çoklu seçim özelliğini kullanarak birden fazla faturayı aynı anda yeniden aktarabilirsiniz.