Siparişlerin ERP/Ön Muhasebe Aktarımı

Satış kanallarından (Trendyol, Hepsiburada, Shopify, vb.) gelen siparişler Pixa panelinizdeki “Siparişler” sekmesine otomatik olarak düşer. Bu siparişlerin, operasyonel süreçlerinizi yönetebilmek adına ERP sisteminize ve ön muhasebe programınıza aktarılması gerekir.

Aşağıda her iki aktarım süreci detaylı şekilde açıklanmıştır.

🔹 1. ERP’ye Sipariş Aktarımı

ERP sistemleri, tüm siparişlerin stok, ürün ve faturalama süreçleriyle entegre bir şekilde yönetilmesini sağlar.
Pixa’da siparişler ERP’ye aşağıdaki koşullar doğrultusunda aktarılır:

Aktarım Koşulları:

• Sipariş durumu iş ortaklarımızın taleplerine göre değişkenlik gösterilebilir. Kurguyu sadece kargo hazır statüsündeki siparişlerin aktarımı yapılsın ya da yeni sipariş statüsündeki siparişlerin aktarımı yapılsın şeklinde güncellenebilir.

• Ürün, ERP tarafında kayıtlı stok kodu ve barkoda sahip olmalıdır.

• ERP bağlantısı aktif ve başarılı bir şekilde yapılandırılmış olmalıdır.

Aktarım Sonrası:

• Sipariş ERP tarafında ilgili cari hesaba düşer.

• Stok hareketleri ERP üzerinde otomatik güncellenir.

• Sipariş  detayında siparişin aktarıldığında dair refernas kodu oluşur. Referans kodu aşağıdaki gibidir;
   

  

Not:

ERP aktarımı, sisteminize özel kurallar çerçevesinde (örneğin “teslimat adresi zorunlu” veya “özel alan eşleştirme” gibi) yapılandırılabilir.

ERP aktarılımlarında teknik ekiplerimiz gerekli tüm bilgiler için ERP yöneticileri ile iletişime geçerek detaylı aktarımları sağlamaktadır.

🔹 2. Ön Muhasebeye Sipariş Aktarımı

Ön muhasebe aktarımı, siparişlerin finansal kaydının oluşturulması için gereklidir. Bu işlem fatura kesimi, gelir kaydı ve tahsilat süreçlerinin yönetilmesini kolaylaştırır.

Aktarım Koşulları:

• Siparişin durumu için iş ortaklarımızın talebine göre kurgu sağlanabilmekteyiz.

• İlgili müşteri kartı ön muhasebe sisteminde bulunmalıdır.

• Fatura aktarım şablonu önceden tanımlanmış olmalıdır.

Aktarım Sonrası:

• Sipariş bilgileri ön muhasebe sisteminizde fatura taslağı veya kesilmiş fatura olarak görünür.

• Cari hesap bakiyesi ve gelir kalemleri güncellenir.

• Aktarım başarıyla tamamlandığında sipariş detayında referans kodu oluşmaktadır.

Not:

Fatura aktarımı sırasında ürün satırlarında eksik veya hatalı KDV oranı bulunuyorsa aktarım gerçekleşmez ve hata logunda ilgili sipariş numarası görüntülenir.

💬 Sıkça Sorulan Sorular:

❓Siparişim ERP’ye aktarılmadı, ne yapmalıyım?
→ Öncelikle siparişin durumunu kontrol edin. Sipariş bilgilerinde eksiklik varsa aktarım sağlanmaz. Ayrıca stok kodlarının ERP tarafında eşleştiğinden emin olun.

❓Aynı sipariş hem ERP’ye hem ön muhasebeye aktarılabilir mi?
→ Evet. ERP aktarımı operasyonel yönetim için, ön muhasebe aktarımı ise finansal kayıt için yapılır. Sistem bu iki aktarımı birbirinden bağımsız yönetir.

❓Aktarımlar otomatik mi gerçekleşiyor yoksa manuel mi başlatmam gerekiyor?
→ Bu, firmanızın entegrasyon ayarlarına bağlıdır. Otomatik aktarım tanımlı değilse, sipariş detay sayfasında bulunan “Aktarımı Başlat” butonuyla manuel işlem yapabilirsiniz.

❓Aktarım sonrası değişiklik yaparsam ERP/ön muhasebeye tekrar gönderim olur mu?
→ Hayır, aktarım tamamlandıktan sonra değişiklikler otomatik olarak güncellenmez. Ancak gerekirse siparişi yeniden aktarabilirsiniz.